1. Identificación de los responsables del tratamiento

En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los responsables del tratamiento de los datos personales recolectados en el marco de la actividad de A+D Medical son, de manera conjunta:

• Andrés Felipe Londoño Serna
• Daniela Álvarez López

Nombre de iniciativa: A+D Medical · Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Correo: admin@admedical.co · WhatsApp: +57 311 727 9791

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política establece los términos, principios, finalidades y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás formas de tratamiento de los datos personales de pacientes, usuarios, proveedores y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por A+D Medical, en cualquier medio físico o electrónico.

3. Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (compilatorio del Decreto 1377 de 2013).
• Ley 23 de 1981 y Decreto 3380 de 1981 — ética médica y reserva de la historia clínica.
• Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017 — manejo y conservación de la historia clínica.
• Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

4. Definiciones (art. 3, Ley 1581 de 2012)

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular. Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud. Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable. Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. Titular: persona natural cuyos datos se tratan. Tratamiento: cualquier operación sobre los datos personales.

5. Principios rectores (art. 4, Ley 1581 de 2012)

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Datos personales que se recolectan

• Identificación: nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo.
• Contacto: dirección, ciudad, teléfono/celular, correo electrónico.
• Sensibles (salud): motivo de consulta, antecedentes, patologías, medicamentos, órdenes médicas, resultados de estudios (Holter, MAPA, electrocardiograma) e historia clínica.

7. Tratamiento de datos sensibles

Conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012, A+D Medical trata datos de salud amparado en la autorización explícita del titular y en la excepción del literal d) del artículo 6, que autoriza el tratamiento de datos de salud en la prestación de servicios de salud por profesionales sujetos al secreto profesional. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

8. Finalidades del tratamiento

1. Agendar, prestar y hacer seguimiento a la atención en salud.
2. Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica y los informes de estudios.
3. Contactar al titular sobre citas, resultados, recordatorios y seguimiento.
4. Facturación y cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y legales.
5. Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
6. Evaluar y mejorar la calidad de los servicios.

Los datos no se comercializan ni se ceden a terceros para fines ajenos a los aquí descritos.

9. Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, por medios físicos o electrónicos (incluido el mensaje de solicitud de datos vía WhatsApp), y se conserva como prueba. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Derechos del titular (art. 8, Ley 1581 de 2012)

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC, agotado el trámite ante el responsable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservar el dato.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11. Deberes de los responsables (art. 17, Ley 1581 de 2012)

Garantizar el ejercicio de los derechos del titular; solicitar y conservar la autorización; informar la finalidad; conservar la información con medidas de seguridad; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; y adoptar y actualizar esta política.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal de atención: correo admin@admedical.co o WhatsApp +57 311 727 9791, indicando nombre, documento, la solicitud y datos de contacto.

• Consultas (art. 14): término máximo de diez (10) días hábiles; de no ser posible, se informa y se resuelve dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (art. 15): término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si está incompleto, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; de requerirse más tiempo, se informa la prórroga por ocho (8) días hábiles adicionales.

13. Seguridad de la información

A+D Medical adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento: control de acceso con credenciales individuales, bitácora de accesos, cierre de sesión por inactividad, copias de seguridad y reserva de la información clínica.

14. Transmisión y transferencia de datos a encargados

Para operar sus sistemas, A+D Medical utiliza proveedores tecnológicos (por ejemplo, servicios de computación en la nube) que actúan como encargados del tratamiento y pueden almacenar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. A+D Medical procura que dichos encargados ofrezcan niveles adecuados de protección y confidencialidad, conforme a la Ley 1581 de 2012 y las circulares de la SIC.

15. Datos personales de menores de edad

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realiza atendiendo su interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales, con la autorización del representante legal.

16. Historia clínica: reserva y conservación

La historia clínica es un documento reservado (Ley 23 de 1981). Se conserva por el término mínimo que exige la Resolución 839 de 2017: quince (15) años contados desde la última atención. Por este deber legal, la supresión no procede sobre la historia clínica mientras dicho término esté vigente.

17. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición esta política de manera directa, A+D Medical utilizará un aviso de privacidad que informará su existencia, las finalidades del tratamiento y los mecanismos para conocerla y ejercer los derechos.

18. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Conforme al Decreto 090 de 2018, la inscripción en el RNBD recae sobre sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y entidades públicas. Al ser los responsables personas naturales, A+D Medical no está obligado a la inscripción en el RNBD, sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

19. Vigencia

La presente política rige a partir de su publicación. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los deberes legales de conservación. Cualquier cambio sustancial será informado a través de este mismo medio.

20. Aceptación

Al suministrar sus datos personales y aceptar esta política, el titular declara haber sido informado y autoriza su tratamiento en los términos aquí descritos.

A+D Medical — Medellín, Colombia
Andrés Felipe Londoño Serna · Daniela Álvarez López